Systemy zintegrowane są drogie w instalacji i utrzymaniu, dlatego używają ich prawie wyłącznie duże organizacje. W przypadku małych i średnich firm przeważają systemy dziedzinowe, hurtownie danych oraz narzędzia internetowe.

Wymagania wobec systemu dziedzinowego, ograniczonego do podstawowych funkcji zarządzania jakością według normy ISO 9001:2000 obejmować powinny: ocenę dostawców, surowców i opakowań, obsługę reklamacji, kontrolę i badania w toku procesów, gospodarkę środkami kontrolno-pomiarowymi, obsługę działań korygujących i zapobiegawczych, obsługę wewnętrznych audytów jakości, obieg dokumentacji SZJ, archiwizację danych, bazy standardowych wzorców, formularzy, itp., interfejs internetowy, poziomy dostępu do danych i ich zabezpieczenie, narzędzia pracy grupowej, podstawowe dokumenty opisujące przedsiębiorstwo, planowanie rozwoju systemu, obsługę kontaktów z klientami.

Małe i średnie organizacje nie mają zwykle potrzeby stosowania większego zakresu funkcji. Te oferowane dodatkowo przez systemy ERP mogą z powodzeniem być realizowane z pomocą tradycyjnych narzędzi zarządzania wspomaganych arkuszami kalkulacyjnymi i prostymi bazami danych. Na polskim rynku oferowane są pakiety oprogramowania dziedzinowego, które spełniają przynajmniej część z wymienionych funkcji, np. Q-Pak, Achiever Plus Quality, DDM 9000. Aplikacja Q-Pak skupia się na wewnątrzorganizacyjnych aspektach zarządzania jakością. Nieco pełniejszy zakres oferuje Achiever Plus Quality, który jednak posiada braki w zakresie bezpieczeństwa i archiwizacji danych. DDM 9000 skupia się na wspomaganiu komunikacji. Nie znaleziono aplikacji oferującej wszystkie opisane funkcje. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na opracowywanie własnych aplikacji opartych o rozwiązania open-source, które realizują tylko funkcje wybrane ze względu na łatwość wdrożenia lub poziom istotności.

Sprawność systemu zarządzania jakością w dużym stopniu zależy od szybkiego dostępu pracowników do potrzebnych im, wiarygodnych, kompletnych i odpowiednio sformatowanych informacji. Jakkolwiek może to być zrealizowane przez sprawny system bazujący na dokumentacji papierowej, to znacznie wygodniejszym i bardziej naturalnym w skomputeryzowanych firmach jest wykorzystanie narzędzi elektronicznych. Nowoczesny system zarządzania jakością powinien bazować na elektronicznym przesyle informacji, jednak z zachowaniem komunikacji bezpośredniej tam, gdzie konieczna jest dyskusja (np. opracowywanie założeń projektowych, koła jakości, ustalanie polityk i celów).